Bescherming van uw persoonsgegevens 

Wettelijk kader Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat Financial Life Plan zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Financial Life Plan heeft een privacybeleid ontwikkeld dat is afgestemd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (AvG). Het privacybeleid van Financial Life Plan wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.

Beginselen verwerking

Financial Life Plan volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de wet zijn gesteld. Dit zijn:

– Rechtmatig, behoorlijk en transparant: De verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Financial Life Plan gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om.

– Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden: Persoonsgegevens worden door Financial Life Plan uitsluitend verwerkt als dat volgens de wet is toegestaan (grondslag). Naast een wettelijke eis tot verwerking of de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag.

– Niet meer of langer dan noodzakelijk: Financial Life Plan verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten. Als gegevens niet meer nodig zijn, worden ze gecontroleerd verwijderd.

– Juist, actueel en vertrouwelijk: Financial Life Plan zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en controleert periodiek of de persoonsgegevens nog juist en betrouwbaar zijn. Medewerkers van Financial Life Plan en toeleveranciers van Financial Life Plan zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken.

– Passende technische en organisatorische beveiliging: Financial Life Plan heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken organisaties zoals leveranciers.

Welke persoonsgegevens gebruikt Financial Life Plan 

Financial Life Plan gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt, zoals naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens. Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting. U wordt hierover geïnformeerd op het moment dat Financial Life Plan deze gegevens bij u opvraagt. Sluit u een dienstverleningsovereenkomst met Financial Life Plan, dan wordt u pér (soort) dienst inzage gegeven in de persoonsgegevens die daarvoor noodzakelijkerwijs verwerkt moeten worden.

Gevoelige persoonsgegevens

Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages vormt de kern van de dienstverlening van Financial Life Plan. Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.

Waarom gebruikt Financial Life Plan persoonsgegevens (doelen)

Zoals elke organisatie heeft Financial Life Plan persoonsgegevens nodig voor haar bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt daarnaast met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van de producten en diensten die Financial Life Plan aan haar klanten levert. De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Financial Life Plan gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als een van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor Financial Life Plan persoonsgegevens verwerkt mét de bijbehorende grondslag voor deze verwerking.

De grondslag op basis waarvan Financial Life Plan vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is de noodzaak voor een (goede) uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor alle dienstverlening die Financial Life Plan voor haar klanten verzorgt, de overeenkomsten met leveranciers, de arbeidscontracten met haar personeel en alle bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld de personeels- en financiële administratie, incasso en ICT-processen, nodig om de bedrijfsvoering correct, efficiënt en veilig te laten verlopen.

De grondslag ‘voldoen aan een wettelijke verplichting’ is van toepassing op bijvoorbeeld de financiële- en salarisadministratie en de plicht tot meewerken aan fiscale controles. Daarnaast is de accountant in de bedrijfsvoering gehouden aan enkele wettelijke plichten, zoals het verifiëren van de identiteit van klanten in het kader van de Wwft.

Dienstverlening door derden

Financial Life Plan schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen, maar ook organisaties voor archiefbeheer, waaronder vernietiging, gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners. De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Financial Life Plan. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een bewerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.

Verstrekking aan derden

Uw persoonsgegevens worden door Financial Life Plan nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij controle door de Belastingdienst, de FIOD of de AFM, organisaties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben.

Informatie die bestemd is voor de overheid of de bank, zoals belastingaangiften en financiële rapportages worden door Financial Life Plan uitsluitend doorgegeven op basis van een machtiging die door u is afgegeven. Het heeft onze voorkeur dat u deze documenten zelf naar deze derde partijen doorstuurt.

Uw rechten 

De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.

Informatie 

Betrokkenen hebben het recht om geïnformeerd te worden over bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt. Voor alle verwerkingen komt voor betrokkenen gedetailleerde informatie beschikbaar.

Inzage 

Als u denkt dat Financial Life Plan persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u vragen om inzage. Financial Life Plan geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de verwerking(en) waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.

Rectificatie of gegevenswissing 

Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die Financial Life Plan van u verwerkt niet (volledig) correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u Financial Life Plan vragen uw gegevens te wissen. Financial Life Plan zal dit verzoek doorvoeren, behalve wanneer er dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. Financial Life Plan zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.

Beperking en bezwaar 

U heeft altijd het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking en Financial Life Plan te verzoeken de verwerking te beperken of te staken. Als er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn, zal Financial Life Plan uw verzoek honoreren. Financial Life Plan zal haar besluit aan u melden. Als u van uw rechten gebruik wilt maken, kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen. Houd u er rekening mee dat wij uw identiteit controleren vóórdat wij u de gevraagde gegevens verstrekken.

Beveiliging 

Financial Life Plan doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als Financial Life Plan ze niet meer nodig heeft, worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen. Alle medewerkers van Financial Life Plan hebben een geheimhoudingsplicht en mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als zij deze voor hun werk nodig hebben. Onze computersystemen, computernetwerken en pand zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens. Hetzelfde niveau van beveiliging eisen wij ook van de organisaties waarmee wij samenwerken, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer.

Inbreuk op de beveiliging 

Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

Vragen – klachten 

Als u meer wilt weten over uw rechten en de manier waarop Financial Life Plan met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk een informatieverzoek indienen bij Financial Life Plan. Dat geldt ook als u klachten heeft. Financial Life Plan zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen vier weken.

Contactadres:

Financial Life Plan

t.a.v. het privacyteam

Heiberg 10

5504 PB  Veldhoven